Functioneer beter als team met het teamdoelmatigheidsmodel

Geschreven door Sjanne Reijnen op 15 mei 2020

Het dagelijks bestuur van een OR die ik al langer als klant had, vroeg mij of ik kon helpen met hun probleem: “Wij werken ons uit de naad! We komen erachter dat wij als DB eigenlijk alles doen en de rest van de OR zit er maar een beetje als toeschouwer bij.” Voor dat soort problemen heb ik dan een eenvoudige maar doeltreffende aanpak: we gaan werken met het teamdoelmatigheidsmodel. In dit geval kwamen we er al snel achter dat OR-leden geen weet hadden van missie en doelen van de OR, noch van de werkwijze. Dus als iemand gevraagd werd door het DB de handen uit de mouwen te steken, zat hij er al snel hulpeloos bij en nam het DB het toch maar weer over. De oplossing was dus: ga terug naar je doelstellingen en maak afspraken met elkaar over werkwijze en procedures. Dit op basis van de inzichten die het Teamdoelmatigheidsmodel opleverden. Wat houdt dat model in?

Het teamdoelmatigheidsmodel (TDM) is een nuttig instrument om het functioneren van het team te onderzoeken op effectiviteit, om na te gaan op welke aspecten je kunt verbeteren en welke acties je daartoe moet ondernemen. De kracht van het model is dat het een logische volgorde wat betreft prioriteit in aandacht bevat. Vaak gaat men, als een team niet goed functioneert, sleutelen aan de onderlinge verhoudingen. Het TDM leert echter dat je moet beginnen bij de missie van het team: waarom besta je eigenlijk?

Schematisch ziet het model er zo uit:

Essentiële voorwaarde voor een effectief team, is dat mensen weten waarom het team bestaat, wat de opdracht is en binnen welk kader deze opdracht past binnen de organisatie. Het hebben van een duidelijke gezamenlijke doelstelling is meer dan weten wat de activiteiten zijn. De gemeenschappelijke doelstelling is de basis van betrokkenheid, geeft richting en verenigt mensen. Het antwoord op deze vragen kan worden vervat in een missie en visie van de OR.

Als je eenmaal je missie hebt bepaald, volgen de andere aspecten van dit model er vanzelf uit:

  1. Doelen

Sturen op doelmatigheid gaat moeilijk als er geen duidelijkheid is over de algemene doelstellingen. Deze moet dus voor het hele team duidelijk zijn, maar vooral ook door iedereen geaccepteerd worden. De betrokkenheid van teamleden is onmisbaar, ook in de formulering van de doelen.

  1. Taken en rollen

Op basis van deze doelstellingen krijgt elk lid een duidelijke taak: wat is jouw bijdrage in het realiseren van onze doelen?. Het is wel slim om daarbij zowel de inhoudelijke als de procesmatige kant voor ogen te houden. Wie is verantwoordelijk voor agendering en uitnodigen voor bijeenkomsten? Wie is verantwoordelijk voor het verloop van een vergadering? Wat wordt van een commissie verwacht? Het helpt om hierover resultaatgerichte afspraken te maken.

  1. Procedures

De derde stap is om helder te krijgen welke wegen het team bewandelt om tot resultaten te komen: werkafspraken! Het gaat hier om de werkwijze van de OR als geheel en de individuele speelruimte daarbinnen. Dat bevordert de effectiviteit en de efficiëntie. Ze geven duidelijkheid en zekerheid over de gang van zaken en maken zo de mogelijkheden voor afstemming en samenwerking makkelijker.

Bijvoorbeeld: voordat een overleg met de directie plaatsvindt moet de OR de gelegenheid gehad hebben zichzelf een oordeel te vormen. Daarvoor kun je een commissie instellen die veel voorbereidend werk kan doen; je moet afspreken hoe je zorgt dat de rest van de groep ook invloed heeft op het resultaat. Dubbel werk moet daarbij worden voorkomen.

De procedures werken alleen als ze bij iedereen bekend zijn en de naleving ervan bewaakt wordt. En ze moeten voldoende ruimte geven om flexibel met onverwachte en onvoorziene situaties om te gaan.

  1. Persoonlijke verhoudingen

Bij samenwerken spelen ook zaken als macht en invloed, vertrouwen en intimiteit, alsmede persoonlijke behoeften een rol. Een goed begrip voor elkaars behoeften op deze punten helpt bij het functioneren van het team. Dat bepaalt of OR leden elkaar aanspreken op kwaliteiten of juist vastzetten op valkuilen. Als dat laatste het geval is, verliezen mensen de gezamenlijke OR-opdracht uit het oog en gaan persoonlijke kwesties en doelen overheersen.

Als OR-Coach.nl maken wij graag gebruik van dit model. We doorlopen dan met het hele team alle aspecten van dit model, te beginnen bij de missie van de OR. Met behulp van interactieve opdrachten bouwen we zo aan het OR-werkplan. Het resultaat is dat iedereen het werkplan kent, zich erbij betrokken voelt en zich verantwoordelijk voelt voor een goede invulling van de eigen rol. Niemand in de OR mag zitting hebben zonder een rol of taak.

De goeden tip voor elke ondernemingsraad is dat het niet volstaat om te wensen een goed team te zijn, maar dat je jezelf uitdagende doelen moet stellen en afspraken moet maken hoe je die gaat realiseren. Dan word je vanzelf een sterk team!

Sjanne Reijnen